控场：怎样主持会议

我是脱不花，欢迎来到《沟通训练营》训练沟通。

上一讲，我们讲的是绩效面谈。这一讲，我们来看怎样主持一场会议。

请注意，这里讲的会议，不是仪式性的会议，什么公司年会、工作报 告会等等。如果是年会，你就向春晚学习就行。如果是报告会，出门 左拐，罗胖罗振宇的《表达训练营》会讲这部分内容。

我们这里要讲的会议，是职场上最常见的、或正式或半正式的工作会 议。这样的会议，有不同的人发言，大家要研究一些问题，目的是形 成共识。那为什么一场会议，一定要有主持人呢，大家一起商量一起 讨论，不就可以了吗？

花姐给你一个提醒，如果你是部门的领导，在开会之前，你一定要做 一件事，就是把会议的主持人和决策者分开。为什么呢？因为如果你 身兼两职，既是裁判，又是运动员，那所有人都会等着你说，结果你 就成一言堂了。所以，开会的时候，设立独立的主持人是有好处的， 能让会议在一个更可控的情况下往前发展。

会议主持人就是牧羊人

好，假设你是那个被独立出来的主持人，你要怎么主持这场会议呢？

你可能下意识地就觉得，你要 carry 全场（带动全场）。你要这么想， 那就错了。你要做的，仅仅是 hold 住全场（把控全场）。

区别在哪呢？细心的同学可能已经发现了，我们这一讲是鞭策模块的 最后一讲，而不是展现自我的模块，这个位置也说明了这个区别。

这个区别，我用一个意象来说明，你就很容易理解了。当你是一个会 议主持人的时候，你一定要时刻提醒自己，我是一个牧羊人。

牧羊人有什么特点？第一，他有个目标：要把所有的羊，赶回羊圈去。 第二，他有责任感。羊肯定是会乱跑的，会议也一样。你最大的敌人， 是人们的天然会发散的注意力。发散其实没什么不好，创意工作非常 需要发散的思维。但是，有发散就要有收拢。别忘了，你是牧羊人， 你要把羊送回羊圈里。

还有一个很普遍的错误，很多人把主持会议，当成了展现自我的机会。 要是有个以展现自我为目标的主持人，这场会议肯定很难进行下去， 因为所有人的时间都用来看你瞎嘚瑟了。你浪费别人的时间来表演自 己，那你不仅没有加分，还会让所有人都反感你。即使有个别领导挺 喜欢，觉得这个年轻人不错。但你的其他同事，都会因此特别讨厌你。

主持会议的公式

好，讲完了误区。接下来，我们看应该怎么主持一个会议呢？

我总结了一个公式：主持会议 = 设计+控场

首先，你要明确的一点是，主持会议靠的不是话术，而是行为设计。 有个专门的学科就叫行为设计学，很有意思。它研究的是怎么用一些 外在的方式，来影响人们的行为。

所以，语言只是众多沟通方式中的一种，你还可以用各种各样的方式 给参会者施加影响，也就是控场。如果你设计得好，主持人是可以近 乎隐形的。就像牧羊人一样，要是设计得好，牧羊人可以一天什么都 不用干。

那问题就来了，怎样才能把一个会议设计得好呢？

行为设计四招

第一步，你要清楚会议的目标是什么，你应该用什么方式去实现这个 目标？

如果是大领导已经有了一个想法，你要让这个想法被所有人理解和贯 彻，这个会该怎么开？

如果大领导没有既定的想法，他的目标是通过会议商讨一个更有创意 的解决方案，这个会该怎么开？

如果这个会议的目标，是把三个配合得不够好的团队整合起来，形成 一个跨部门协作的方式方法，这个会又该怎么开？

你看，会议目标不同，我作为主持人和参会者的的沟通方式是不一样 的。这种沟通方式也绝不仅限于语言。行为设计有四招，我跟你一个个说。

第一招：设计场地

场地就是一种沟通方式。所以第一招，你可以先来设计会议的场地。

同样一个会议，安排在工作现场，所有人不用离开工位，咱开一个站 会，和专门订一个会议室开一个会，和到外面度假村开一个会，这几 个形式是不一样的。

如果你要开一个站会，那你已经向参会人传递了一个非常强烈的沟通 信号：“这个事当场必须定下来，咱谈具体的事。”

如果我组织全员到度假村开一个会，那你暗示的是啥？你在暗示大家 可以敞开聊，这是一个促进感情的会议。

你看，会还没开，你已经通过场地这个信号，和参会人沟通了。

第二招：设计时间

还有一种沟通方式是时间

你们公司平时九点上班，如果你把会议安排在了早上八点，让大家在 八点之前一定要到。那你传递的是啥？是这件事刻不容缓。

如果你说：“咱们这个会安排到下班以后，大家都先跟家里打个招呼， 可能会很晚。” 这里的潜台词就是：“我们要充分讨论，不怕耗着你 们，一直耗到大家达成共识为止。”

同样的道理，把会定在周末还是工作日，你传递的信息也是不一样的。

第三招：设计环境

除了时间和地点，你对会议环境的处理，也会影响大家的理解。

比如，今天你通知了一个会，大家进来发现，这个会议室的座椅是一 个小组一个小组，分组摆放的。这种形式和一排一排的报告厅，以及 所有人围坐一圈的会议室，传递的信息是不是很不一样？参会者一进 会议室，就知道这个会议是一个需要小组讨论的会议。

我见过一个主持人，他的心思很绝。通常在互联网公司里，会议室里 放的都是瓶装水，或者一次性纸杯。但如果今天要和体制内的单位开 会，我想体现郑重感、仪式感，怎么处理会议的环境呢？

这个方法很巧妙，他把所有一次性的纸杯，全换成青花瓷的杯子。通 过这个小改变，大家立即就知道，这是一个很正式的会议。但如果你 往桌上摆的不是青花瓷，而是一瓶瓶冰可乐呢？那你传递的信号立马 就会发生改变。

设计会议环境的办法还有很多——

比如，你在每个会议桌上准备好笔和纸，意味着这个会要讨论、要做笔记;

你提前把会议材料放桌上，或者提前发到参会人邮箱里，意味着大家 要提前做功课，不能随便发言；

你平时穿得挺随便，主持会议那天穿了一身西装，别人就能从这个姿 态中，解读出你的态度。更关键的是，你的态度，会影响到所有参会 者的态度。

第四招：设计规则

还有一种沟通方式，就是对规则的设计，在会前要立规矩。

当年联想的创始人柳传志先生，在联想定了一个规矩：开会不能迟到， 迟到就罚站 1分钟。

从那之后，不管谁迟到，通通要在门口罚站一分钟。他自己迟到，也 甘愿受罚。有一次，他的一个老领导迟到了，那他怎么办？

如果柳传志说：“迟到该罚，我作为晚辈，替你罚站吧。”这样行吗？ 也行，但效果没有那么好。

我跟你说说，柳传志是怎么做的。柳传志对老领导说：“根据规矩， 您也得罚站。不过，今天下班后，我到您家也给您站 1 分钟。”

他的领导真的罚站了 1 分钟，当时，他坐着出了一身的汗。

为什么柳传志要这么做？他这么做，其实是在给会议主持人赋能。这 么一罚完，所有人都会知道，不迟到是一个刚性要求，谁都不能幸免， 必须遵守。所以，会前立规矩，是个特别好的规范行为的方式。

比如，你担心大家不认真参与会议，老玩手机。那你可以在会前，给 每个人一个信封，让大家把手机放进去，接着说：“这个会议特别重 要，第一，要保密。第二，要保证效率。来，大家把手机交出来。会 议期间，咱们谁也别看手机。“

只要你是在会前立规矩，这招就特别好使。你可以根据你的目标，来 设计不同的规则。

如果你没有什么特殊目标，这里我给你推荐一下三星公司的开会法则， 这是我从宁向东老师那学来的，里面全是大家普遍认同的一些准则。

下次你作为会议主持人，开场就可以把这张“三星开会法则”投影出来， 告诉大家：“这是世界 500 强公司公认最好的开会方法，咱们今天的 会能不能以此为目标？”你这么一说，所有人的紧张度一下子就被你 调动起来了。

你看，通过对时间、地点、环境和规矩的设定，你就是在设计参会人 的行为。如果设计得好，那你在会上不需要多说话，这个会也能进行 得很好。

会议控场四招

讲完会议设计，我们接着看公式里的第二个要点，控场。控场有四个 动作要领：

第一，会前积极跑动

会议主持人要做的沟通，80%都发生在会前。会前积极跑动，会中就 要不刷存在感，主持人越低调越好。你想，如果你在会上妙语连珠的， 那你把其他参会人放在哪呢？

所以，前面我们也说了，主持会议不是一个展现自我的机会，你要把 主持会议，看成是一个探求所有参会者需求的机会。

比如，你平时想和领导沟通挺难的。但如果你要帮他筹备一个会议， 你就可以去和领导聊聊：

“您希望这个会怎么开？” “我作为会议主持人，您给我提提要求？” “有什么需要我特别注意的？” “您有什么想强调的？” “您希望会议多长时间内结束？”

另外，一个会议，你一定要在会前和最大的领导达成共识：

“您有多少时间？” “您的发言安排在什么时候？是开头先说，还是后说？”

如果你不跟领导提前沟通，就先请领导发言讲话，领导很可能会当场 怼你：“我没啥要说的，我今天也是来参加讨论的。” 要是领导说了 这样的话，你主持人的威信立马就没了。 或者，你没有提前协调好 领导的时间，你的会议开到一半，领导就离开去下一个会了。那所有 人都接收到一个信号，那就是领导并不重视这个会，你这个会开得就 很失败。

这里，我给你准备了一个会前和领导沟通的清单，你可以看一看。

除了和领导沟通，会前你还需要做什么？

你要制定会议的议程，并且把这个议程和主要参会者都沟通一轮。如 果一个会议有多个议题，你还要确定这些议题的优先级。最重要的事 放在议程第一项，让大家在精力特别集中、所有人都在场的时候讨论。 这个优先级的设置，也能影响会议的成败。

这样你还可以收集到一些潜在的情况。比如，谁可能有情绪，你就得 提前给领导提个醒，让领导心中有数。

当然，还有一件事也很重要，需要在会前完成，就是请求别人的配合。 尤其如果会议里有讨论环节，你在跑动的过程中，就要提前和人打好 招呼：“发言的时候，你得主动，给大家带个好头。”这样的话，会议 大概率就不会冷场。

刚刚讲的是会前的跑动，下面我们来看看开会过程中的沟通方法。

第二，开场自我赋能

开场白的设计，不要求漂亮。你时不时拽一条金句，都是日常合作的 伙伴，大家会觉得很尴尬。

要想说好开场白，重要的是理解开场白的核心目的是什么？是自我赋 能，是给所有人传递一个强烈清晰的信号：让所有人认同你作为主持 人的权威。权威的意思不是你们都得听我的，而是要听我定的规则。

关于这件事，我见过最厉害的人，是风险投资界的大佬，经纬中国的 创始人张颖。我第一次认识他，是他带着团队到我们公司来见我和罗 胖。一般会议都是会由主人主导，对吗？但大佬就是大佬，张颖坐下 就说：“大家时间都挺忙的，创业者都不容易。咱们定下来，今天就 谈一个小时。一个小时候结束，我们就走，好吗？”

你看，界定了时间，本质上就界定了谈话的节奏和范围。他一个客人 变成了控场的主持人，这就是自我赋能。

有句话说的特别有道理：开会的时候，谁率先把马克笔拿在手里，谁 就掌握了主动权。

所以，本着这个原则，一个好的开场白一定不能废话，要直接宣示会 议目标。你可以这样说： “我今天特别荣幸，担任这场会议的主持人， 我们先来定一个目标吧。” 你要设定的目标，可能是时间上的目标， 议题上的目标，讨论方式的目标，比如我希望这个会议人人都能发言 等等，这既低调，又起到了自我赋能的作用。

第三，会中敢于干预

会前做好设计和沟通，开好场，一般来说，整个会议就不会有啥大问 题。但有的时候，还是会出现一些突发状况。这个时候我们该怎么控 场？有几个场景非常常见：

第一，大家都不说话咋办？如果你事前准备好，这事不可能发生，因 为你有内线了。但如果还是发生了，怎么办呢？你可以换一个发言方 式。比如，“来，咱分个组，大家来说说”。或者你已经感觉，这个会 议讨论地比较艰难，你可以这样做说：“来，我给每个组发张白纸， 大家把意见做个可视化的呈现。”用这种方式强迫大家进入到另外一 种发言结构里面，必须发言。

第二，跑题怎么办？也就是大家的讨论发散了，你怎么把话题拽回 来？ 这种问题比较常见，我给你说下我常用的三个小技巧。

提时间。“聊这么愉快，只剩 20 分钟了，咱赶紧。”这是用时间来制 造紧迫感。

叫暂停，这是主持人的权力。“大家先暂停一下，重新看看我们定下 的会议目标，咱们刚才的讨论，是不是还朝这个这个会议目标在进行。”

吹犯规。发散往往是因为有人不按照规矩发言。比如一个人老是跑题， 或者老打断另外一个人发言，把话题带偏了。这样的话，如果咱一开 始定的规则，是任何人发言不打断。那你就要敢于提出来，指出对方 犯规了。

还有个场景，是会议超时了，这也是你要及时干预的。“关于这个议 题的讨论先到这吧。咱们刚才说了，只讨论这个会议议程当中的问题。 超出会议议程的问题，咱们记在会议纪要里，另外组织一个会议。”

这些方式都可以帮你不断地把大家往回拽，保证会议效率。

第四，结束语定调

说到这，就把一个主持人总体的沟通要点已经讲完了，但会议还没有 真正结束呢。

有的会议最后一个环节是领导发言，但你千万不要以为领导发言完就 结束了。领导发言说的是他的想法，你作为主持人一定要有最后的一 个环节。这是会议主持人最显功夫的时刻，也是最容易让领导刮目相 看的时刻，就是做总结。

这个总结要求特别高，但本质上是需要你口述会议纪要，没有态度， 不掺杂感受，就事论事就行。

比如你可以这么说：“感谢张总刚才给我们的总结，也感谢所有人的 发言。我们的会也在规定时间内开完了，大家非常辛苦。最后，我复 述下，我们的会议讨论了这么几件事，一二三四。” 所有你要写在会 议纪要里的东西，都要出现在你的总结里。所有不会出现在会议纪要 里的东西，就不要出现在这个里头。

这里面的技巧是啥？

第一个技巧，你要在每个环节都形成结论，否则最后这个总结就没法 做。

第二个技巧，你要提醒自己，总结的时候一定要把所有人都纳入进来， 把这个会变成所有人的事。

第三个技巧，如果你有一些想法想表达，不能利用这个时间来表达。 你可以在宣布散会那一瞬间，马上说一句：“我现在也不是主持人了， 我谈谈我的感受。”这时候，你的表达可以很随意，因为毕竟已经宣 布散会了。你也可以把你自己的一些学习感受、对其他人的正面反馈、 一些正面的情绪表达出来。

总结

好，这样一场会议我们就开完了。总结一下这一讲的内容。这一讲讲 的是怎样主持会议。

首先，我们掌握了一个意象。会议主持人就是牧羊人，你要鞭策所有 的参会人，在有限时间内达到会议目标。 第二，我们学习了设计会议的四招：设计场地、设计时间、设计环境、 设计规则。 第三，我们学习了会议控场的四招：会前积极跑动，开场自我赋能， 会中敢于干预，结束语给全场定调。

【one more thing】

买一赠一，花姐再给你一段干货。我们简单讲讲怎样做会前寒暄？

我们都知道，从进会议室，到会议正式开始之前，有一小段时间。大 家都坐着干等会议开始，大眼瞪小眼的，很尴尬。这个时候可以和领 导同事聊点什么呢？

第一个提醒，千万不要议论待会开会的内容。为什么？因为大家并没 有全到，你在这开小会，特别容易导致信息不对称。所以，会前寒暄 只能是和会议无关的内容。

第二个提醒，不要在开会之前聊自己的私生活。比如，昨天看了一场 电影，孩子在幼儿园表现等等。马上要开会了，你最好只聊和工作有 关的事。

第三个提醒，你可以提前准备几个问题，利用这个机会，跟同事们发 起一个请教。“听说你们团队最近校园招聘特别成功，招来的几个人 都很好，能和我说说是怎么做到的吗？”“听说那个特别难搞的客户， 和你们续约了，太厉害了，你能说说你是怎么干的吗？”你看，通过 这样一个请教，你就完成了开会前的寒暄。

这一讲就说完了，别忘记去做作业，巩固一下你的学习。我是脱不花， 我们下一讲见。